Sekretessmeddelande för kandidater

Vår integritet är viktig för Globalization Partners, Inc. och dess dotterbolag och närstående bolag (”Globalization Partners”, ”vår”, ”vi” eller ”oss”). Denna integritetspolicy för kandidater (”Integritetspolicy”) förklarar hur vi samlar in, använder, delar och skyddar sökandes personuppgifter eller personliga information (”Personuppgifter”) under ansökningsprocessen. Personlig information betyder all information som direkt identifierar en individ eller som gör en individ identifierbar när den kombineras med annan information, såsom ditt namn, adress, medlems-och/eller studentnummer, NI-nummer, passnummer, skatte-ID, kvalifikationer, födelsedatum, foton. Globalization Partners är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. I händelse av konflikt mellan detta integritetsmeddelande och tillämplig lag kommer tillämplig lag att reglera.Genom att skicka dina personuppgifter till oss bekräftar du att:

• Du har läst och förstått föreliggande sekretessmeddelande och samtycker till användningen av din personliga information enligt vad som fastställts här.

• Din personliga information kan överföras och behandlas globalt, inklusive i länder som kanske inte kan bedömas tillhandahålla samma nivå av dataskydd som i ditt hemland avseende de ändamål och på det sätt som angetts i föreliggande sekretessmeddelande

• Du är inte skyldig att lämna någon begärd information till oss, men ditt underlåtenhet att göra det kan leda till att vi inte kan fortsätta din kandidatur för det jobb som du har ansökt om.

• Alla dina uttalanden är sanna och korrekta såvitt du vet och övertygar, och du har inte medvetet utelämnat någon relaterad information av negativ karaktär. Att tillhandahålla felaktig information kan göra att du inte är berättigad till anställning.

• Denna integritetspolicy utgör inte en del av något anställningsavtal som erbjuds kandidater som anställs av Globalization Partners.

Personuppgifter som vi samlar in

De typer av personuppgifter som vi begär från dig och hur vi behandlar dem bestäms av kraven i det land där rollen du ansöker om är belägen, och inte det land där du bor. Om du söker till mer än en plats eller om den tjänst du söker till är tillgänglig i mer än ett land, bestäms de typer av personuppgifter vi begär från dig och hur vi behandlar dem av kraven i alla länder där befattningen är belägen.

Vi samlar vanligtvis in personuppgifter direkt från dig när du ansöker om en roll hos oss, till exempel ditt namn, adress, kontaktinformation, fotografier och videor, arbets- och utbildningshistorik, prestationer, identitetshandlingar och testresultat. Om du får ett erbjudande från oss kan vi komma att genomföra en bakgrundskontroll och, i den utsträckning det är tillåtet enligt tillämplig lag, även samla in uppgifter relaterade till brott och förfaranden, samt sanktionsstatus, genom att granska dessa mot externa, offentligt tillgängliga databaser och globala sanktionslistor. Vi samlar även in liknande personuppgifter om dig från tredje part, såsom professionella REKRYTERINGSFÖRETAG, dina referenser, tidigare arbetsgivare, anställda hos Globalization Partners som du har intervjuat eller som rekommenderat din kandidatur, och, i den utsträckning det är tillåtet enligt tillämplig lag, leverantörer av bakgrundskontroll. Vi kan också samla in personuppgifter om dig online i den utsträckning du har valt att göra denna information tillgänglig för allmänheten. Till exempel kan vi hitta din profil på professionella sociala medier (som LinkedIn och/eller XING) och kontakta dig om lämpliga roller.

Känslig personlig information är en delmängd av personuppgifter som inkluderar etnicitet, hälsa, fackligt medlemskap, filosofiska övertygelser, sexuell läggning, och andra kategorier som föreskrivs i lag. Vi kan komma att samla in känsliga personuppgifter om en kandidat i den utsträckning det är tillåtet enligt gällande lagar (t.ex. amerikanska lagar om lika möjligheter) och för att stödja våra ansträngningar att skapa en inkluderande och mångsidig arbetsmiljö. Vi kan också komma att samla in känsliga personuppgifter i den utsträckning en kandidat väljer att, utan att bli ombedd, frivilligt lämna ut dem under rekryteringsprocessen. Under begränsade omständigheter och i den utsträckning det är tillåtet enligt gällande lag kan vi också komma att samla in känsliga personuppgifter avseende hälsa och medicinska egenskaper, såsom infektionsstatus, testresultat och vaccinationsstatus, för att uppfylla våra skyldigheter gällande folkhälsa och arbetsplatssäkerhet och för att skydda företaget och dess anställda, kunder och tredje parter.

Du har ingen lagstadgad eller avtalsenlig skyldighet att lämna ut personuppgifter till oss under ansökningsprocessen. Om du dock inte lämnar dina personuppgifter till oss kommer vi inte att kunna behandla din ansökan korrekt eller alls.

Användning av dina personuppgifter

Vi samlar in och använder dina personuppgifter av legitima skäl för HR och affärsledning, inklusive:

• identifiera och utvärdera kandidater för potentiell anställning, såväl som för framtida roller som kan bli tillgängliga;

• upprätthålla register i samband med rekrytering och anställning

• säkerställa efterlevnad av lagkrav, inklusive de som rör folkhälsa och arbetsplatssäkerhet;

• Främja våra program och praxis för mångfald och inkludering

• utföra bakgrundskontroller, inklusive, i den utsträckning det är tillåtet enligt tillämplig lag, och om du får ett erbjudande från oss, kontroller av brottsregister;

• skydda våra juridiska rättigheter i den utsträckning som är tillåten enligt lag; och

• skydda arbetsplatsen och kommunicera med sjukvårdspersonal, brottsbekämpande myndigheter eller andra myndigheter i händelse av en nödsituation eller folkhälsohändelse, till exempel när din eller en eller flera individers hälsa eller säkerhet kan vara i fara, inklusive, i den utsträckning det är tillåtet enligt tillämplig lag, att dela data om en infektionsstatus, testresultat och vaccinationsstatus.

Vi kan också komma att använda dina personuppgifter för Globalization Partners analysändamål, inklusive i aggregerad/pseudonymiserad form, för att förbättra vår rekryterings- och anställningsprocess och öka vår förmåga att attrahera framgångsrika kandidater.

Rättslig grund för behandling av dina personuppgifter

Genom att behandla data från arbetssökande kan vi hantera rekryteringsprocessen, bedöma och bekräfta en kandidats lämplighet för anställning och besluta vem vi ska erbjuda ett jobb. För att följa dataskyddslagarna behöver vi en laglig grund för att behandla dina personuppgifter. Tabellerna nedan beskriver hur vi använder dina personuppgifter och de rättsliga grunder vi förlitar oss på för att göra det. Där så är lämpligt har vi också angett våra legitima intressen att behandla dina personuppgifter. Tabell A täcker de personuppgifter som vi samlar in och håller fram till rekryteringsprocessens slutlista. Med kortlistning menar vi alla delar av rekryteringsprocessen som äger rum fram till den punkt där ett villkorat erbjudande om anställning görs. Tabell B täcker de personuppgifter vi samlar in och håller innan vi fattar ett slutligt beslut att rekrytera.

Speciella kategoridata

När informationen som vi behandlar är data i någon specialkategori, t.ex. dina hälsouppgifter, är de tillkommande grunderna för att behandla dina uppgifter:

Där du har gett Globalization Partners ditt uttryckliga samtycke till behandlingen.

Där behandling är nödvändig i samband med att vi fullgör våra rättsliga skyldigheter och utövar våra rättsliga rättigheter som din arbetsgivare.

När behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Bakgrundsscreening

Om du får ett erbjudande från oss kan vi komma att göra en bakgrundskontroll av dig eller anlita en tredje part att göra det för vår räkning. Bakgrundskontroll kommer endast att göras där det är tillåtet enligt lag som gäller för den plats där Befattning är belägen och i den utsträckning det är nödvändigt och proportionerligt i förhållande till den roll som du erbjuds. En bakgrundskontroll kommer endast att omfatta uppgifter om brottslig bakgrund, samt granskning mot globala sanktionslistor, i den utsträckning det är tillåtet enligt lag. Vår rättsliga grund för bakgrundskontroll är vårt behov av att utföra åtgärder före anställningsavtalet i samband med att vårt anställningsförhållande upprättas, samt vårt berättigade intresse av att bedöma din lämplighet för anställning genom att fatta ett välgrundat beslut att rekrytera. Om en bakgrundskontroll krävs kan du kontaktas av en tredjeparts leverantör av bakgrundsundersökningstjänster för att begära tillstånd för utlämnande av din information, och vid den tidpunkten kommer du att få ytterligare information om processen och vilka personuppgifter det kan innebära.

Datamottagare och internationella dataöverföringar

Dina personuppgifter kan komma att åtkommas av rekryterare och intervjuare som arbetar i det land där den Befattning du söker är baserad, såväl som av rekryterare och intervjuare som arbetar i olika länder inom Globalization Partners globala organisation. Personer som utför administrativa funktioner och IT-personal inom Globalization Partners kan också ha begränsad åtkomst till dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att utföra deras arbete. I vissa länder kan du ha färre rättigheter enligt lokal lag än i ditt hemland, men vi har infört rättsliga mekanismer som är utformade för att säkerställa ett adekvat dataskydd för dina personuppgifter när de behandlas av Globalization Partners dotterbolag och närstående bolag inom Globalization Partners globala organisation och av Globalization Partners tjänsteleverantörer, inklusive överföring av dina personuppgifter till andra länder än det där du är bosatt.

Vi använder tredje parts tjänsteleverantörer för att tillhandahålla ett programvarusystem för rekrytering. Vi delar också din personliga information med andra tredje parts tjänsteleverantörer som kan hjälpa oss med att identifiera och rekrytera kompetens, utföra och utvärdera undersökning före anställning samt tester och förbättra våra rekryteringsrutiner.

Förutom i den utsträckning det är nödvändigt för att uppnå de användningsområden och syften som beskrivs i denna integritetspolicy, lämnar vi inte ut dina personuppgifter till tredje part. Vi förbjuder också våra tjänsteleverantörer att använda din personliga information för andra ändamål än Globalization Partners. Vi delar eller säljer inte på annat sätt dina personuppgifter till tredje part.

Vi upprätthåller processer utformade för att säkerställa att all behandling av personuppgifter av tredjepartsleverantörer sker i enlighet med denna integritetspolicy och skyddar sekretessen, tillgängligheten och integriteten för dina personuppgifter i efterlevnad av tillämplig lag.

Dina personuppgifter kan överföras till länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) eller Storbritannien (Storbritannien). Till exempel kan dina personuppgifter delas med ett av våra utländska kontor om det behövs eller om du förser Globalization Partners med en internationell referensperson. När uppgifter överförs utanför EES och Storbritannien görs det på grundval av lämpliga skyddsåtgärder, till exempel, i tillämpliga fall, EU:s standardavtalsklausuler och Storbritanniens tillägg till EU:s standardavtalsklausuler utfärdade av UK Information Commissioner's Office enligt s.119A (1) i UK Data Protection Act 2018.

Dessutom kan vi komma att lämna ut eller överföra dina personuppgifter i händelse av en omorganisation, sammanslagning, försäljning, samriskföretag, överlåtelse eller annan överföring eller avyttring av hela eller delar av vår verksamhet.

Hur vi skyddar dina personuppgifter

Vi har lämpliga säkerhetsåtgärder på plats för att förhindra att personuppgifter oavsiktligt förloras eller används eller nås på ett obehörigt sätt. Vi begränsar åtkomsten till din personliga information till dem som har ett verkligt affärsbehov av att känna till det. De som behandlar dina personuppgifter kommer endast att göra det på ett auktoriserat sätt och omfattas av en sekretessplikt.

Vi har också rutiner för att hantera eventuella misstänkta datasäkerhetsöverträdelser. Vi kommer att meddela dig och alla tillämpliga tillsynsmyndigheter om ett misstänkt datasäkerhetsöverträdelse där vi enligt lag är skyldiga att göra det.

Dina rättigheter

I enlighet med tillämplig lag kan du ha en eller flera av följande rättigheter:

• rätt att få veta, få tillgång till och begära information om de personuppgifter vi har om dig, inklusive detaljer om hur vi använder den informationen och vem vi delar den med

• rätt att begära en kopia av de personuppgifter som vi har om dig

• rätt att ändra, korrigera eller korrigera din personliga information om någon av de uppgifter som finns om dig är felaktig eller inaktuell

• Rätt till portabilitet av dina personuppgifter

• rätt att begära radering av dina personuppgifter

• rätt att kräva att vi upphör med behandlingen av dina personuppgifter eller att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter

• rätt att återkalla ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter, i den utsträckning vår behandling bygger på ditt samtycke som laglig grund för behandlingen. Denna rättighet gäller eventuellt inte om det finns andra rättsliga skäl för att fortsätta behandlingen eller om vi behöver behålla vissa personuppgifter där det krävs eller är tillåtet enligt tillämplig lag; och/eller

• rätt att ge oss instruktioner om behandlingen av dina personuppgifter i händelse av dödsfall.

Dessutom, och om det beviljas enligt tillämplig lag, kan du ha rätt att lämna in ett klagomål till en behörig dataskyddsmyndighet.

Datalagring

Vi sparar inte personlig information som vi erhåller om dig under rekryteringsprocessen längre än nödvändigt för de ändamål som den behandlas för.

Om du accepterar ett anställningserbjudande hos oss kommer relevant personlig information som samlats in under perioden före anställningen att bli en del av dina personalregister och kommer att sparas i enlighet med specifika nationella krav och det sekretessmeddelande som gäller för Globalization Partners medarbetare, som tillhandahålls under onboardingprocessen.

Om vi inte anställer dig kan vi ändå fortsätta att behålla och använda dina personuppgifter under en tidsperiod (som kan variera beroende på land) för systemadministrationsändamål, för att överväga dig för potentiella framtida roller och för att utföra forskning. Därefter behåller vi en minimal mängd av din personliga information för att registrera din rekryteringsaktivitet hos oss.

Vi kan behöva spara dina uppgifter under en längre period om vi behöver dina personuppgifter för att uppfylla tillämpliga myndighets- eller rapporteringskrav, rättsliga skyldigheter, eller om vi kan behöva dem för våra legitima syften, t.ex. för att hjälpa oss att svara på frågor eller klagomål, bekämpa bedrägerier, svara på förfrågningar från tillsynsmyndigheter, lösa tvister, upprätthålla våra avtal etc.

Förekomsten av automatiserad profilering och beslutsfattande

Vi utför inga behandlingsaktiviteter som involverar automatiserad profilering och/eller automatiserade beslut.

Kontakt

För att utöva dina rättigheter eller om du har några synpunkter om hur dina uppgifter behandlas kan du kontakta Globalization Partners Privacy Office på följande sätt:

Email: privacy@globalization-partners.com (add “Personal Information Access” in the subject line).